Admin Officer

Admin Officer

Location – Head Office

The Admin Officer is responsible for ensuring smooth day-to-day administrative operations of 

the organization. This role includes office management, logistics coordination, procurement, 

travel support, vendor management, and handling employee-related administrative processes, 

including insurance coordination and claims. 

Key Responsibilities:

1. Office Administration & Facility Management 

∙Ensure maintenance of office premises, including repair and upkeep of assets.  

∙Manage office supplies, stationery, and other required materials.  

∙Maintain records of office assets and coordinate timely servicing and repairs.  

∙Handle letter registration, challan documentation, and official record-keeping.  

2. Logistics & Coordination 

∙Provide logistical support for in-house meetings and events.  

∙Coordinate transportation, installation, and setup of office equipment.  

∙Support inter-departmental coordination for administrative requirements.  

3. Procurement & Vendor Management 

∙Handle procurement of goods and services as per company requirements.  

∙Collect quotations from vendors and evaluate based on cost and quality.  

∙Process purchase orders and ensure timely delivery of goods.  

∙Maintain vendor relationships and records.  

4. CUG SIM & Communication Management 

∙Manage procurement and allocation of CUG SIM cards.  

∙Coordinate with telecom providers and finance for recharge tracking.  

∙Maintain records of SIM usage and monthly expenses.  

5. Travel & Allowance Management 

∙Assist employees with travel arrangements and documentation.  

∙Explain travel policies and ensure compliance.  

∙Coordinate travel advance disbursement with Finance.  

∙Process travel allowance settlements with proper documentation.  

6. Financial & Documentation Support 

∙Coordinate with Accounts and Finance for administrative payments.  

∙Ensure proper documentation for challans, invoices, and approvals.  

∙Maintain accurate administrative records and reports.  

7. Employee Insurance Coordination & Claims 

∙Act as the point of contact for employee insurance-related queries.  

∙Coordinate with insurance providers for policy enrollment and updates.  

∙Guide employees on insurance coverage, eligibility, and claim procedures.  

∙Assist employees in preparing and submitting insurance claims with required 

documentation.  

∙Follow up with insurance companies for claim processing and resolution.  

∙Maintain records of insurance claims and ensure timely closure.  

Qualifications & Requirements:

∙Bachelor’s degree in Business Administration or related field.  

∙2–4 years of experience in administration or operations.  

∙Strong organizational and coordination skills.  

∙Good communication and interpersonal abilities.  

∙Proficiency in MS Office and basic documentation.  

∙Ability to multitask and work under pressure.